HYSBYSIAD PREIFATRWYDD

Fel rhan o’r broses o fynd ymlaen gyda’ch achos, bydd Tudur Owen Roberts Glynne a’r Cwmni (mae hyn yn cynnwys Edward Jones a’i Fab a H. Jenkins a Hughes) yn casglu, prosesu a chasglu data amdanoch chi. Ni yw Rheolyddion Data eich gwybodaeth bersonol. Cwmni o gyfreithwyr ydym ni ac rydym yn cael ein rheoleiddio gan yr Awdurdod Rheoleiddio Cyfreithwyr.

Y Mathau o Ddata y gallwn fod yn eu cadw:

Gellir cael y wybodaeth yr ydym yn ei meddu amdanoch chi o nifer o ffynonellau, er enghraifft:
• Gallwch chi fod wedi darparu gwybodaeth eich hunan
• Gallwch chi fod wedi ein darparu ni gyda gwybodaeth ynglŷn â rhywun arall – os oes gennych chi’r awdurdod i wneud hynny
• Gall y wybodaeth fod wedi cael ei derbyn gan drydydd parti, fel y gallwn ni ymgymryd â gwaith cyfreithiol ar eich rhan.

Yn nodweddiadol, gall y sefydliadau hyn fod yn:
• Fanciau neu gymdeithasau adeiladu
• Sefydliadau sydd wedi cyfeirio gwaith atom ni
• Sefydliadau meddygol neu sefydliadau ariannol – sy’n darparu eich cofnodion/gwybodaeth bersonol

Pam yr ydym yn cadw’r Data?

Bydd y data a gesglir yn cael ei gadw wedyn ar ein ffeil (ar bapur ac yn electronig) ac yn cael ei ddefnyddio er mwyn ymdrin â’ch achos fel rhan o’n rhwymedigaeth gytundebol i chi.

Y prif reswm am ofyn i chi ein darparu ni gyda’ch data personol yw er mwyn ein galluogi ni i ymgymryd â’ch gofynion – a fydd fel arfer er mwyn eich cynrychioli chi ac ymgymryd â’ch gwaith cyfreithiol.

Mae’r canlynol yn rhai enghreifftiau ynglŷn â beth y gallwn ni ddefnyddio eich gwybodaeth (nid yw’r rhestr yn un gyflawn):
• Gwirio eich hunaniaeth
• Gwirio ffynhonnell eich arian
• Cyfathrebu gyda chi
• Sefydlu sut yr ydych chi’n bwriadu talu am eich achos neu’ch trafodiadau e.e. ymgeisio am Gymorth Cyfreithiol ar eich rhan
• Dod o hyd i bolisïau yswiriant ar eich rhan e.e. polisïau indemniad mewn trafodiadau trawsgludo
• Darparu cyngor i chi; ymgymryd ag ymgyfreithio ar eich rhan; mynychu gwrandawiadau ar eich rhan; paratoi dogfennau neu gwblhau trafodiadau
• Cadw cofnodion ariannol o’ch trafodiadau chi a’r trafodiadau yr ydym yn eu gwneud ar eich rhan
• Ceisio cyngor gan drydydd parti; megis arbenigwyr cyfreithiol neu arbenigwyr nad ydyn nhw’n gyfreithiol e.e. tirfesurwyr, actiwarïaid, seicolegwyr
• Ymateb i unrhyw gŵyn neu honiad o esgeulustod yn ein herbyn ni

Pwy sydd â hawl i gael mynediad at eich data?

Yn gyffredinol, byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth yn unig o fewn y cwmni a lle y bo angen er mwyn mynd ymlaen gyda’ch achos. Yn dibynnu ar natur eich achos, gall fod angen i ni ddatgelu rhywfaint o wybodaeth i drydydd parti. Mae’r canlynol yn rhestr anghyflawn ynglŷn â phwy all weld eich data:
• Cofrestrfa Tir Ei Mawrhydi er mwyn cofrestru eiddo
• Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi e.e. ar gyfer Atebolrwydd Treth Stamp
• Awdurdod Cyllid Cymru e.e. ar gyfer Treth Trafodiadau Tir
• Llys neu Wasanaeth Tribiwnlys
• Cyfreithiwr sy’n gweithredu ar yr ochr arall
• Bargyfreithiwr neu Gwnsler sydd wedi cael ei benodi i gynrychioli eich buddiannau, p’un ai am gyngor ynteu er mwyn eich cynrychioli yn y Llys
• Arbenigwyr nad ydyn nhw’n gyfreithwyr er mwyn cael cyngor neu gymorth e.e. seicolegydd, tirfesurwyr
• Asiantaethau Cyfieithu
• Cyflenwyr dan Gontract e.e. cefnogaeth TG, system rheoli achosion
• Archwilwyr allanol neu ein Rheolydd; e.e. yr Asiantaeth Cymorth Cyfreithiol, Lexcel, Awdurdod Rheoleiddio Cyfreithwyr, Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ayyb
• Banciau, Cymdeithasau Adeiladu a benthycwyr morgeisiau; neu sefydliadau ariannol eraill
• Cwmnïau Yswiriant
• Darparwyr cadarnhau hunaniaeth
• Unrhyw ddatgelu sydd ei angen drwy’r gyfraith neu reoliad; megis atal trosedd ariannol neu derfysgaeth
• Os oes argyfwng ac os ydym yn credu eich bod chi neu eraill mewn perygl

Gall fod rhywfaint o ddefnydd o ddata personol a all fod angen eich caniatâd penodol. Os mai hyn yw’r achos, byddwn yn cysylltu â chi ar wahân i ofyn am eich caniatâd ac rydych chi’n rhydd i dynnu’n ôl ar unrhyw adeg.

Ni fyddwn yn gwerthu nac yn rhentu eich gwybodaeth i drydydd parti. Ni fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth gyda thrydydd parti ar gyfer dibenion marchnata.

Beth sy’n digwydd i’ch Data?:

Rydym yn deall bod eich gwybodaeth yn werthfawr a bod angen ei gwarchod. Byddwn yn cymryd pob mesur rhesymol i’w diogelu tra mae hi yn ein gofal ni.

Rydym wedi sefydlu mesurau diogelwch i ddiogelu data adnabyddadwy personol rhag cael ei golli, ei gam-drin, ei newid neu’i ddinistrio. Yn yr un modd, rydym yn mabwysiadu trothwy uchel wrth ymdrin â rhwymedigaethau cyfrinachedd ac mae partïon mewnol ac allanol wedi cytuno i ddiogelu cyfrinachedd yr holl wybodaeth; er mwyn sicrhau bod yr holl ddata personol yn cael ei drin a’i brosesu yn unol â’n polisïau cyfrinachedd a diogelu data llym.

Rydym yn defnyddio diogelwch cyfrifiadurol megis waliau tân a chefnogaeth gwrth-firws, a lle y bo’n bosibl, rydym yn gweithredu mesurau er mwyn atal mynediad corfforol i’n hadeiladau a’n ffeiliau er mwyn cadw data yn ddiogel. Cynhelir gwiriadau a darperir hyfforddiant i’r staff.

Beth sy’n digwydd i’ch Data ar ddiwedd eich achos?:

Ar ddiwedd yr achos, byddwn yn ysgrifennu atoch i roi gwybod i chi beth a fydd yn digwydd i’r data sydd gennym amdanoch chi. Fel isafswm, byddwn yn cadw eich data chi am 6 blynedd o’r dyddiad y mae’r mater wedi dod i ben neu os caeir y ffeil.

Bydd hyd yr amser y mae’r data yn cael ei gadw yn dibynnu ar natur eich achos. Bydd angen i’r data gael ei gadw cyhyd â bod hyn yn angenrheidiol er mwyn cyflawni eich rhwymedigaeth gytundebol i chi. Mewn rhai achosion, bydd y data yn cael ei gadw am fwy o amser na 6 blynedd neu am gyfnod amhenodol hyd yn oed. Enghreifftiau o ffeiliau a ellir eu cadw am gyfnod amhenodol yw Gweithredoedd Eiddo gwreiddiol (dim ond lle mae’r eiddo heb ei gofrestru), Ewyllysiau gwreiddiol a phapurau cysylltiedig a rhywfaint o faterion ynglŷn ag anaf personol.

Bydd y data yn cael ei storio mewn ffeiliau papur a fydd yn cael eu harchifo ynghyd â’u cadw yn electronig, e.e. yn ein system rheoli achosion.

Eich Hawliau:

Mae gennych chi’r hawl i gael eich hysbysu sut yr ydym yn defnyddio eich data personol a dyma pam y mae’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn cael ei anfon atoch.

Mae gennych chi’r hawl i gyflwyno Cais Gwrthrych am Wybodaeth. Mae’n rhaid i’r cais gael ei wneud yn ysgrifenedig neu drwy e-bost a dylai’r cais roi eich enw, eich cyfeiriad a’ch cyfeiriad e-bost (os yw’n berthnasol), eich rhif ffôn, cyfeirnod eich ffeil/ffeiliau (os yw’n bosibl), y dyddiadau y gwnaethoch chi roi cyfarwyddyd i’r cwmni hwn (hyd yn oed os ydyn nhw’n lled gywir yn unig), y cyfreithiwr/enillydd/enillwyr ffi a fu’n ymdrin â’ch achos ac a ydych chi’n chwilio am unrhyw wybodaeth benodol.

Byddwn yn gofyn i chi gadarnhau eich hunaniaeth cyn symud ymlaen gydag unrhyw gais yr ydych chi’n ei wneud o dan yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn. Os ydych chi wedi awdurdodi trydydd parti i gyflwyno cais ar eich rhan, byddwn yn gofyn iddyn nhw brofi fod ganddyn nhw ganiatâd i weithredu.

Nodwch os gwelwch yn dda o dan Gais Gwrthrych am Wybodaeth, mae gennych chi’r hawli i’r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch chi yn unig. Nid yw hyn yn golygu bod gennych chi hawl i’r dogfennau go iawn sy’n cynnwys y data. Ni fyddai gennych chi’r hawl o dan Gais Gwrthrych am Wybodaeth i dderbyn gwybodaeth sydd ar ffeil ynglŷn â thrydydd parti, e.e. parti arall yn eich achos. Byddai unrhyw wybodaeth sy’n cyfeirio at drydydd parti yn gorfod cael ei golygu, h.y. cael ei dileu.

Byddwn yn gorfod cyflenwi’r data o fewn 30 diwrnod calendr

Mae gennych chi’r hawl i gael cywiro eich data personol os ydyw’n anghywir neu’n anghyflawn, er y gallwn ni mewn rhai amgylchiadau ofyn am dystiolaeth ddogfennol i gadarnhau hynny. Os yw’r data personol anghywir wedi cael ei ddatgelu i drydydd parti, byddwn yn rhoi gwybod i’r trydydd parti hwnnw am y cywiriad, lle y bo’n bosibl.

Mae gennych chi’r hawl i ofyn am gyfyngu neu atal eich data. Pan mae prosesu yn cael ei gyfyngu, gallwn ni storio’r data, ond ni allwn ei ddefnyddio. Mae’r hawl hon yn berthnasol yn yr amgylchiadau canlynol yn unig:
• Pan ydych chi’n anghytuno â manwl gywirdeb y data – dylwn gyfyngu’r prosesu tan yr ydym wedi cadarnhau manwl gywirdeb y data hwnnw
• Pan yr ydych chi’n gwrthwynebu i’r prosesu (lle’r oedd yn angenrheidiol ar gyfer perfformiad budd y cyhoedd neu ar gyfer diben buddiannau cyfreithlon), ac rydym yn ystyried a yw seiliau cyfreithlon ein sefydliad yn gwrthwneud eich hawl chi
• Pam mae’r prosesu yn anghyfreithlon ac rydych chi’n gofyn iddo gael ei gyfyngu
• Os nad ydym angen y data personol mwyach, ond rydych chi angen y data er mwyn sefydlu, ymarfer neu amddiffyn hawliad cyfreithiol

Gallwch chi ofyn i’r data sydd gennym amdanoch chi gael ei ddinistrio, er nodwch os gwelwch yn dda y gallwn barhau i gadw copïau o’r data o dan rhai amgylchiadau, lle mae rhesymau cryf iawn dros ei gadw, e.e. oherwydd nad oedd y mater eto wedi dod i ben, er mwyn amddiffyn hawliad neu ymdrin â chŵyn ac er mwyn ceisio osgoi gwrthdaro buddiannau a all godi yn y dyfodol.

Gallwch chi gwyno ynglŷn â sut yr ydym ni wedi ymdrin â’ch data personol. Os nad ydych chi’n fodlon â’n hymateb neu os ydych chi’n credu nad ydym yn prosesu eich data personol yn unol â’r gyfraith, gallwch chi gwyno wrth Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (SCG). Gallwch chi gysylltu â nhw drwy ffonio 0303 123 1113 neu drwy ymweld â’r wefan www.ico.org.uk/concerns

Newidiadau i’r hysbysiad preifatrwydd hwn:

Rydym yn adolygu ein hymarferion mewnol yn gyson a gall y polisi hwn newid o dro i dro. Bydd unrhyw ddiweddariadau a wnawn yn cael eu rhoi ar ein gwefan a gallwn eich hysbysu chi drwy anfon e-bost atoch. Ewch i www.tudurowen.co.uk er mwyn gweld y wefan.

Gyda phwy y dylwn i gysylltu?

Dylech anfon cais ysgrifenedig at Meleri Glyn Jones yn Tudur Owen Roberts Glynne a’r Cwmni, 157 Stryd Fawr, Bangor, Gwynedd, LL57 1NU. Dylid anfon unrhyw gais drwy e-bost at: bangor@torglaw.co.uk. Y rhif ffon yw 01248 362315

 

Contracted with the Legal Aid Agency
- Authorised and regulated by the Solicitors Regulation Authority under Nos. 650937, 74843, 74844, 74845 and 74846